با گسترش فن آوری های دیجیتال، هر سند کپی در حال حاضر به نسخه نرم افزاری تبدیل شده و در یک کامپیوتر ذخیره می شود. با این حال، مواردی وجود دارد که به سادگی باید در شکل فیزیکی آن نگهداری شوند - چه اسناد شخصی مانند شناسنامه و گذرنامه، یا اسناد تجاری مانند اسناد و قراردادهای قانونی ارزشمند. این اسناد همچنین از همه مهمتر هستند.
صندوق‌های امن چه مالک یا اجاره‌ای، به شما امکان می‌دهند اسناد ارزشمند خود را ایمن نگه دارید. آنها نه تنها از نفوذ و سرقت جلوگیری نمی کنند، بلکه می توانند اسناد شما را در برابر آتش سوزی و آسیب محافظت کنند.
اگر هنوز مطمئن نیستید که جعبه های گاوصندوق چه چیزی می توانند ارائه دهند، این مقاله همه چیزهایی را که در مورد جعبه های گاوصندوق می دانید به شما نشان می دهد که چرا باید از آنها استفاده کنید و هنگام تهیه آن به دنبال چه چیزی باشید. برای کسب اطلاعات بیشتر به ادامه مطلب مراجعه کنید.
چرا ازگاوصندوق استفاده کنیم
قبل از اینکه به نحوه انتخاب بهترین جعبه های گاوصندوق بپردازیم، بیایید کمی عمیق تر به دلایلی که چرا باید در وهله اول از یک جعبه گاوصندوق استفاده کنید، بپردازیم.
محافظت در برابر حوادث و حوادث
همانطور که در بالا ذکر شد، صندوق های امن از اسناد غیر قابل تعویض شما در برابر حوادثی مانند آتش سوزی محافظت می کنند که یکی از قانع کننده ترین دلایل استفاده از آن است. بهتر است برای اتفاقات غیرمنتظره آماده شوید تا اینکه وقتی مشکلی پیش می آید غافلگیر شوید.
اگر خوش شانس باشید، ممکن است از قبل بیمه ای برای محافظت از محل کسب و کار خود در صورت وقوع حادثه داشته باشید. با این حال، بسیار بهتر است که اسناد خود را در یک صندوق امان نگه دارید. بعلاوه، با دانستن اینکه آنها بدون توجه به جایی که هستید امن هستند، آرامش خاطر خواهید داشت.
جلوگیری از سرقت
البته یکی از شناخته شده ترین دلایل خرید گاوصندوق جلوگیری از سرقت است.
با صندوق امانات، می توانید با دادن کد پین به افراد مجاز اجازه دسترسی بدهید. بنابراین، شما دقیقا می دانید که چه کسی دسترسی دارد و چه کسی دسترسی ندارد. اجازه دسترسی انتخابی از اشیاء با ارزش شما در برابر افراد غیرمجاز یا دست های کنجکاو محافظت می کند.
علاوه بر این، قرار دادن اسناد خود در یک کشوی قفل شده به اندازه کافی امن نیست. در مقایسه با جعبه‌های امن، واحدهای کشو دارای قفل را میتوان به‌راحتی یا با یک لنگ یا با برداشتن قفل باز کرد. جعبه های گاوصندوق نسبت به این کشوها به مراتب در برابر سرقت مقاوم تر هستند. آنها سیستم قفل پیچیده تری دارند که از ورود اجباری و دستکاری جلوگیری می کند. علاوه بر این، مواد سنگین و مستحکم گاوصندوق، حمل و باز شدن آن را سخت می کند. بنابراین، جعبه گاوصندوق را در برابر سرقت مقاوم می کند.
پس انداز کنید
اگرچه صندوق امانات یک سرمایه گذاری برای شما خواهد بود، اما در دراز مدت باعث صرفه جویی در هزینه شما می شود.
جایگزینی اسناد تجاری از دست رفته می تواند پرهزینه باشد. حتی اگر هزینه زیادی نداشته باشند، جایگزینی چنین اسنادی قطعا به زمان مناسبی نیاز دارد. این ممکن است باعث تاخیر در فرآیندهای درخواست یا در شرایطی شود که به این اسناد نیاز است، به خصوص زمانی که مهلتی وجود دارد. از دست دادن زمان و تاخیر می تواند منجر به از دست دادن درآمد نیز شود.
در دراز مدت، یک صندوق امانات هزینه خود را خواهد پرداخت. با محافظت از اسناد خود از مشکلات پرهزینه جلوگیری کنید.
از گم شدن اسناد خودداری کنید
مهم نیست چقدر سازماندهی شده اید، همیشه این احتمال وجود دارد که وسایل شما جابه جا شوند، در جای خود قرار نگیرند یا گم شوند.
با با ارزش ترین اسناد خود، می خواهید همیشه از مکان دقیق آنها مطمئن شوید. جعبه های گاوصندوق هرگونه حدس و گمان در مورد محل قرار گرفتن اقلام مهم شما را از بین می برند.
همانطور که قبلاً ذکر شد، محدود کردن دسترسی به افراد منتخب همچنین به شما امکان می‌دهد کنترل کنید چه کسی به اشیاء قیمتی موجود در گاوصندوق دسترسی دارد. با این کار اسناد شما به دست افراد نامناسب نمی رسد و در نتیجه احتمال گم شدن اقلام خود را به حداقل می رساند.
نحوه انتخاب گاوصندوق
البته گاوصندوق های مختلفی با مشخصات و امکانات متنوع در بازار وجود دارد. شما می خواهید مطمئن باشید که مناسب ترین جعبه گاوصندوق را برای کسب و کار خود انتخاب می کنید بسته به اینکه از آن برای چه کاری استفاده می کنید. در اینجا 6 نکته را در هنگام انتخاب جعبه های امن ذکر می کنیم.
اندازه گاوصندوق
جعبه گاوصندوق شما باید چقدر بزرگ باشد؟ این بستگی به آنچه در آن نگه دارید دارد.
مطمئن شوید که ابعاد جعبه گاوصندوق خود را به درستی تعیین کرده و قبل از خرید از اندازه صحیح آن اطمینان حاصل کنید. بهترین راه برای انتخاب اندازه مناسب برای صندوق امانات این است که ابعاد وسایل خود را اندازه گیری کنید و تخمین تقریبی از فضایی که آنها اشغال می کنند داشته باشید.
بیشتر جعبه‌های امن برای استفاده تجاری از نظر اندازه خیلی بزرگ نیستند، زیرا فقط اسناد و مدارک مهم در داخل نگهداری میشوند.
مقاومت در برابر آتش
یک جعبه گاوصندوق مقاوم در برابر آتش یک سرمایه گذاری مهم برای هر کسب و کاری است.
آتش سوزی یکی از شایع ترین و خطرناک ترین حوادثی است که می تواند در یک ملک یا محل رخ دهد. تنها در سال 2016، نیروی دفاع مدنی سنگاپور (SCDF) به 3871 تماس آتش سوزی دیگر پاسخ داده است و 12.1 درصد مربوط به اماکن غیر مسکونی است که شامل املاک تجاری و صنعتی می شود. آتش‌سوزی‌ها را دست کم نمی‌گیرید، میتوانند در مقیاس بزرگ باشند و حتی اطراف اطراف را تحت تأثیر قرار دهند.
در حالی که محل شما ممکن است در برابر خطراتی مانند آتش سوزی بیمه شده باشد، اما همچنان بهتر است که ایمن باشید تا متاسف باشید. محافظت از اشیای قیمتی شما در یک جعبه گاوصندوق مقاوم در برابر آتش خطر بسیار کمتری نسبت به تعویض آنها در هنگام آسیب دیدن آنها در آتش سوزی دارد.
درجه مقاومت در برابر آتش یک جعبه گاوصندوق بستگی به این دارد که چه چیزی می تواند در برابر آتش محافظت شود و چه مدت می توان آن را محافظت کرد. به عنوان مثال، برای محافظت از اقلامی مانند اسناد و مدارک کاغذی، دمای داخلی صندوق امانات باید زیر 350 درجه باشد. اگر اقلامی مانند سخت‌افزار رایانه، کارت‌های حافظه یا دی‌وی‌دی را ذخیره می‌کنید، برای محافظت از آنها در برابر آتش‌سوزی به دمای داخلی بسیار پایین‌تری نیاز دارید.
اکثر گاوصندوق ها حدود 30 دقیقه حفاظت در برابر آتش را ارائه می دهند. همچنین برخی از گاوصندوق ها در بازار وجود دارد که یک ساعت یا بیشتر مقاومت در برابر آتش را ارائه می دهند، اگرچه گران تر هستند. با این حال، در بیشتر موارد، 30 دقیقه حفاظت در برابر آتش تمام چیزی است که برای ایمن نگه داشتن اسناد خود قبل از فروکش کردن آتش نیاز دارید.
مقاومت در برابر سرقت
برخی از گاوصندوق ها نسبت به سایرین در برابر سرقت مقاوم ترند. درجه مقاومت شما در برابر سرقت بستگی به نوع اقلامی دارد که قصد دارید در داخل آن نگهداری کنید.
اگر یک کسب و کار جواهرات یا ساعت های لوکس دارید، فروشگاه شما احتمالاً هدف سرقت و سرقت قرار می گیرد. بنابراین، برای محافظت از با ارزش ترین اقلام خود به یک گاوصندوق مقاوم در برابر سرقت نیاز دارید. از سوی دیگر، اگر فقط اسناد طبقه بندی شده یا اطلاعات تجاری محرمانه را نگهداری می کنید، احتمال کمتری دارد که هدف چنین جنایتی قرار بگیرید. در این صورت ممکن است نیازی به گاوصندوق بسیار مقاوم در برابر سرقت نداشته باشید. فقط یک گاوصندوق با مقاومت متوسط کافی است.
برای آزمایش مقاومت در برابر سرقت، تیم آزمایش از مواد منفجره، ابزار و مشعل‌ها برای باز کردن یک جعبه امن استفاده میکند. درجه مقاومت در برابر سرقت بستگی به مدت زمان باز کردن با استفاده از این روش ها دارد.
همچنین میخواهید مطمئن باشید که گاوصندوق شما به اندازه‌ای سنگین است که به راحتی از بین نرود. اگر گاوصندوق شما کوچک و سبک است، مطمئن شوید که روی یک کیت پیچ و مهره برای محکم کردن و چسباندن آن به دیوار سرمایه گذاری کنید. این یک عامل بازدارنده بیشتر در برابر سرقت است و برداشتن سریع و آسان اشیاء با ارزش شما را دشوارتر می کند.
قیمت
اگرچه هنگام جستجوی گاوصندوق، قیمت را در نظر می گیرید، اما نمی خواهید از آن صرفه جویی کنید. یک گاوصندوق خوب برای مدت طولانی دوام می آورد، بنابراین ارزش آن را دارد که کمی بیشتر برای کیفیت هزینه کنید. و همانطور که قبلاً ذکر شد، یک گاوصندوق خوش ساخت در دراز مدت هزینه خود را پرداخت خواهد کرد.
در این مورد، مهم است که نیازها و اولویت های خود را در نظر بگیرید. لازم نیست بزرگترین، شیک ترین و گران ترین جعبه گاوصندوق را بخرید، اگر تنها چیزی که برای نگهداری نیاز دارید چند سند و سوابق است.
نوع قفل
گاوصندوق های مختلف مکانیسم های قفل متفاوتی دارند و شما باید در نظر بگیرید که کدام یک برای کسب و کارتان بهترین است.
